Política de Privacidade do Kontrolo

1. Quem somos e nosso papel

O Kontrolo é operado pela KFE SOFTWARE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO LTDA (CNPJ 35.139.969/0001-22, R. Princesa Isabel de Bragança, 235 - Sala 301 - Centro, Mogi das Cruzes - SP, CEP 08710-460) (“Kontrolo”, “nós”). Esta Política explica como tratamos dados pessoais conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD) e deve ser lida junto com os Termos de Uso.

Temos dois papéis diferentes:

• Controlador dos dados da sua Conta, dos membros da sua equipe enquanto usuários do Kontrolo, da cobrança e dos registros técnicos e de segurança.
• Operador dos dados que você trata na sua operação — compradores dos marketplaces e da loja virtual, clientes cadastrados, clientes do caixa (PDV), vendedores e demais contatos. Nesse caso, quem decide sobre esses dados é você (o lojista), e nós os tratamos conforme as suas instruções, para fazer o sistema funcionar.

2. Dados que tratamos

Conta e acesso: nome, e-mail, telefone, fuso horário, senha (guardada apenas como hash), configuração da verificação em duas etapas, computadores e navegadores aprovados para acessar a conta, preferências (como o relatório semanal por e-mail e o som de novo pedido) e aceite destes documentos.

Equipe: e-mail de quem você convida, nome e e-mail dos membros, lojas e permissões liberadas para cada um.

Empresas: razão social ou nome, CNPJ ou CPF, inscrição estadual, endereço, regime tributário, logotipo, configurações fiscais (séries, numeração, CSC da NFC-e) e o certificado digital A1 com a respectiva senha, necessários para emitir documentos fiscais em seu nome.

Assinatura e pagamento: faturas, valores, datas e situação das cobranças. Os dados do cartão são enviados diretamente à Stripe; guardamos apenas bandeira, últimos 4 dígitos e validade — nunca o número completo nem o código de segurança.

Integrações: identificação das lojas conectadas e os tokens ou chaves de acesso que você autoriza nos marketplaces (Shopee, Mercado Livre, TikTok Shop, AliExpress, TEMU e outros que forem integrados) e nas plataformas de loja virtual (Nuvemshop, Shopify, VTEX, Loja Integrada, Tray e WooCommerce).

Pedidos e compradores: número e situação do pedido, itens, valores, frete, forma de pagamento informada pelo canal e dados do comprador enviados pelo canal — nome, CPF ou CNPJ, telefone e endereço de entrega —, além do que você completar ou corrigir no pedido para emitir a nota. Também guardamos os documentos gerados: XML e DANFE das notas fiscais e o PDF das etiquetas de envio.

Clientes cadastrados: os dados que você cadastra (nome, CPF ou CNPJ, inscrição estadual, contatos, endereço e observações), o histórico de compras vinculado e os vales-troca emitidos no caixa.

Caixa (PDV): caixas e computadores liberados para operá-los, turnos (abertura, suprimentos, sangrias, leituras e fechamento com a contagem informada), vendas, pagamentos (forma, bandeira, NSU e código de autorização da maquininha — nunca o número do cartão do seu cliente), trocas e devoluções, vendedores (nome, código e comissão) e o registro de auditoria das ações sensíveis, com quem as fez e quando.

Suporte e avisos: mensagens e anexos dos chamados de suporte e os avisos exibidos no sino de notificações (como “novo pedido chegou”).

Dados técnicos: endereço IP, data e hora de acesso, navegador, registros de erro e de segurança, e o histórico das comunicações com os canais integrados (avisos recebidos e chamadas às APIs), usado para diagnosticar falhas de integração.

Plugin para WooCommerce: quando você instala o plugin “Kontrolo for WooCommerce” na sua loja, ele envia ao Kontrolo, junto com os pedidos, o CPF/CNPJ, número e bairro do comprador encontrados nos campos do checkout, e recebe do Kontrolo os dados da nota fiscal para mostrá-los no pedido, na conta do comprador e nos e-mails da loja.

3. Para que usamos e bases legais

• Prestar o serviço contratado (execução de contrato): criar e manter a conta, importar e organizar pedidos, emitir e transmitir NF-e e NFC-e, gerar etiquetas, controlar estoque e caixa, calcular lucro, enviar avisos e atender o suporte.
• Cobrar a assinatura (execução de contrato): gerar faturas, cobrar o cartão cadastrado e avisar sobre cobranças recusadas e bloqueio por falta de pagamento.
• Cumprir obrigações legais e regulatórias: documentos fiscais, prazos de guarda e pedidos de autoridades.
• Segurança e prevenção de fraude (legítimo interesse): verificação em duas etapas, aprovação de novos dispositivos, proteção contra robôs no login e no cadastro, registros de acesso e auditoria.
• Melhorar o Kontrolo e comunicar novidades do serviço (legítimo interesse): o relatório semanal por e-mail, que você pode desligar em Minha Conta, e comunicações sobre mudanças no serviço.

Não usamos seus dados para publicidade de terceiros e não vendemos dados pessoais.

4. Com quem compartilhamos

Só compartilhamos o necessário para o serviço funcionar:

• Marketplaces e plataformas de loja virtual que você conecta — trocamos com eles os dados dos seus pedidos: recebemos os pedidos e enviamos a nota fiscal, pedidos de etiqueta e mudanças de status, conforme cada integração.
• SEFAZ e demais órgãos fazendários — transmissão, consulta, cancelamento e inutilização de documentos fiscais.
• Stripe — processamento das cobranças da assinatura e guarda segura do cartão.
• Provedores de infraestrutura — hospedagem, banco de dados, armazenamento de arquivos em nuvem e envio de e-mails, que tratam os dados apenas para nos prestar esses serviços.
• Cloudflare (Turnstile) — verificação contra robôs nas telas de login, cadastro e recuperação de senha.
• Google Fonts — as fontes do site são carregadas dos servidores do Google, que recebem o endereço IP de quem visita.
• Seus compradores — quando a nota fiscal é enviada a uma loja virtual (por exemplo, Nuvemshop ou WooCommerce com o plugin), geramos links assinados para o XML e o DANFE daquele pedido. Quem tiver o link consegue abrir o documento, por isso ele é entregue ao comprador pela sua loja.
• Autoridades públicas — quando exigido por lei ou ordem judicial, ou para o exercício regular de direitos.

5. Dados dos seus compradores e clientes

Para os dados dos seus compradores, clientes, vendedores e demais contatos, você é o controlador e deve ter base legal para tratá-los no Kontrolo (por exemplo, a execução da venda e a obrigação de emitir nota fiscal). O Kontrolo atua como operador: trata esses dados só para executar as funções que você usa, não os utiliza para finalidades próprias e os protege com as medidas descritas nesta Política.

Se um comprador ou cliente seu pedir informações sobre os próprios dados, o pedido deve ser atendido por você; nós ajudamos com o que estiver ao nosso alcance (por exemplo, localizar e exportar os dados). Se o pedido chegar até nós, encaminharemos a você.

6. Equipe e registros de atividade

O dono da conta decide quem faz parte da equipe e o que cada pessoa pode ver e fazer. As ações feitas no sistema — como mudar o status de um pedido, emitir ou cancelar nota fiscal, completar dados do comprador e, no caixa, sangrias, descontos, cancelamentos, trocas e reaberturas — ficam registradas com o nome de quem as fez, e o dono da conta e as pessoas com permissão podem consultá-las. Quem entra numa equipe concorda que esses registros sejam visíveis ao dono da conta.

7. Por quanto tempo guardamos

• Conta e empresas: enquanto a conta estiver ativa e, depois, pelo tempo necessário para cumprir obrigações legais e exercer direitos.
• Pedidos e documentos: ficam visíveis pelo período de histórico do seu plano e são removidos definitivamente, com itens, notas e etiquetas, depois do prazo de guarda do plano. A guarda legal dos documentos fiscais (em regra, 5 anos) é obrigação do emitente: recomendamos exportar periodicamente os XMLs pela função “Exportar NF-e”.
• Avisos do sino: 30 dias.
• Histórico das comunicações com os canais integrados: por um período curto (15 dias, por padrão), apenas para diagnóstico.
• Arquivos de exportação (como o ZIP de XMLs): apagados poucos minutos depois de gerados.
• Chaves de integração: apagadas quando você desconecta a loja.

8. Segurança

Usamos conexões criptografadas (HTTPS), senhas guardadas apenas como hash, criptografia no banco de dados para os dados pessoais dos compradores (nome, documento, telefone e endereço), para o certificado digital e sua senha e para as chaves das integrações, verificação em duas etapas, aprovação de novos dispositivos, controle de acesso por permissões e registros de auditoria. O caixa (PDV) só funciona nos computadores liberados para ele, e o aplicativo de impressão usa um token próprio de cada caixa.

Nenhum sistema é totalmente livre de riscos. Se houver um incidente de segurança que possa trazer risco ou dano relevante aos titulares, avisaremos você e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), como exige a LGPD.

9. Cookies e armazenamento no navegador

Usamos apenas cookies essenciais: o de sessão, que mantém você conectado, o de proteção de formulários e os que o serviço anti-robô pode usar nas telas de login e cadastro. Também guardamos no seu navegador pequenas preferências de uso (por exemplo, se o painel de filtros fica recolhido e quais avisos já foram mostrados). Não usamos cookies de rastreamento publicitário.

10. Transferência internacional

Alguns prestadores citados no item 4 (como Stripe, Cloudflare e Google) podem tratar dados fora do Brasil. Nesses casos, a transferência é necessária para prestar o serviço e segue as hipóteses e salvaguardas previstas na LGPD.

11. Seus direitos

Como titular, você pode solicitar:

• confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (a maioria pode ser editada em Minha Conta);
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• portabilidade a outro fornecedor;
• eliminação dos dados tratados com base no consentimento, exceto quando a lei exigir a guarda (como documentos fiscais);
• informação sobre com quem compartilhamos seus dados e sobre a possibilidade de não dar consentimento;
• revogação do consentimento, quando for essa a base do tratamento;
• revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado.

Você pode desativar a conta em Minha Conta. Para os demais pedidos, escreva para [email protected] — respondemos dentro dos prazos da LGPD. Você também pode reclamar à ANPD.

12. Menores de idade

O Kontrolo é destinado a maiores de 18 anos e a empresas. Não coletamos intencionalmente dados de menores como usuários; se identificarmos um cadastro assim, tomaremos as medidas para excluí-lo.

13. Alterações desta Política

Podemos atualizar esta Política quando o serviço ou a legislação mudarem. A data no topo indica a versão em vigor; mudanças relevantes são avisadas por e-mail ou dentro do sistema.

14. Contato e encarregado

Dúvidas, pedidos sobre dados pessoais e o canal do encarregado pelo tratamento de dados: [email protected].